Migrazione della posta elettronica a Office 365

 In Informatica

Introduzione alla migrazione della posta elettronica a Office365

Problemi di posta? Perdita di dati storici e contatti? Comunicazioni poco efficaci con il team ed i clienti? Dunque, è il momento di passare ad Office365.

Cosa può fare Dynamic Studio per la tua azienda? Ti seguiremo nella migrazione della posta elettronica a Office365 e nella formazione del tuo personale.
Possiamo migrare ad Office365 piattaforme eterogenee. Un esempio? Microsoft Exchange, Oracle Messaging Server o Zimbra.

migrazione a office365

Quali obiettivi possiamo soddisfare?

Di seguito sottoponiamo alcuni esempi dei principali obiettivi perseguibili:

  • Centralizziamo la gestione della posta elettronica per le aziende dell’intero gruppo in un unico ambiente condiviso. Infatti, la standardizzazione dei sistemi è un elemento imprescindibile per i grandi gruppi;
  • Contrastiamo i problemi di saturazione dei sistemi on-premises (nel senso “in casa del cliente”).Lo facciamo gestendo lo storage efficacemente tramite cloud;
  • Manteniamo la gestione della Active Directory in locale;
  • Gestiamo localmente anche i sistemi anti-spam localmente per una maggiore sicurezza.

 

Come si compone la strategia di migrazione della posta elettronica a Office365? 

Ora vediamo le principali attività di cui si compone il nostro servizio:

  • Prima di tutto studiamo dello stato attuale del cliente e delle tecnologie esistenti relativamente a:
  • In secondo luogo, definiamo un’architettura ibrida. Questa ci consente la comunicazione tra i sistemi on-premises (server di posta elettronica, Active Directory, antispam) ed Office 365;
  • A questo punto, siamo pronti per la configurazione tenant Office 365: ossia, le impostazioni generali e la generazione domini di posta elettronica;
  • Successivamente, selezioniamo lo strumento tecnologico di migrazione delle caselle di posta elettronica. Poi adattiamo i meccanismi di migrazione rispetto ai diversi sistemi sorgenti;
  • In seguito, è il momento della definizione delle procedure: quella di installazione del pacchetto Office e quella della configurazione dei nuovi account di posta elettronica lato client;
  • A questo punto, ci occupiamo della pianificazione e dell’organizzazione del processo di migrazione delle singole caselle di posta elettronica di ciascun utente del gruppo;
  • Come è stato detto in precedenza, a questo punto è fondamentale la gestione della coesistenza tra i sistemi on-premises ed Office 365 durante questo periodo di transizione;
  • Come punto finale, ultimata la migrazione degli utenti ci dedichiamo ad un servizio di supporto post-migrazione customizzato.

 

Quindi, quali sono i benefici della migrazione della posta elettronica a Office365

Di seguito riportiamo un elenco sintetico ma esaustivo dei diversi conseguibili:

  • Prima di tutto, evitiamo la saturazione dello storage on-premises. Sfruttiamo quindi l’archiviazione cloud alleggerendo notevolmente i sistemi aziendali;
  • In secondo luogo, centralizziamo la gestione della posta elettronica di tutti i domini appartenenti al gruppo. Lo facciamo attraverso i potenti strumenti offerti da Office 365; ci riferiamo ad esempio ai servizi Admin Portal, Exchange Online, Security & Compliance Center, ecc;
  • Non dimentichiamo il beneficio derivante dalla sincronizzazione dei sistemi on-premises (Active Directory, antispam) con il cloud. Questo ci permette di disporre sempre e dovunque dei nostri servizi;
  • Inoltre possiamo quindi sfruttare gli strumenti di troubleshooting forniti da Office 365;
  • Non meno importante, ora possiamo anche sfruttare i sistemi di protezione e gestione della conformità inclusi nella piattaforma;
  • Ultimo ma non meno importante, questa migrazione ci garantisce la disponibilità del supporto da parte di Microsoft. Utile in merito ai problemi più svariati e legati alla piattaforma cloud e più in generale alla configurazione dei client di posta elettronica.

Una volta ottenuti tutti questi benefici sarà possibile ampliare il proprio business ed il team-working. Inoltre, sarà possibile sfruttare a pieno tutti gli strumenti offerti dalla piattaforma. Ad esempio l’intero pacchetto Office, o SharePoint, o lo stesso OneDrive ed ovviamente anche Skype for Business.

 

Cosa dire in merito all’applicazione?

Parliamo ora di sincronizzazione!

Per consentire alle aziende del gruppo di sincronizzare la propria Active Directory su Office 365 configuriamo un server AD Connect. Ci preoccupiamo di definire gli attributi da sincronizzare e le relative esclusioni.
Grazie alla sincronizzazione, l’utente può accedere ai servizi Office 365 con le stesse credenziali utilizzate nella Active Directory locale. Un indiscutibile vantaggio e semplificazione per l’utente!

Tecnologia e processo di migrazione
Come detto in precedenza, è possibile migrare eterogenei sistemi di posta elettronica.

Giusto per citare i più comuni, segnaliamo ad esempio Microsoft Exchange, Oracle Messaging Server, Zimbra, Office 365.

Quali sono i principali oggetti da migrare dai server on-premises al tenant Office 365?

Principalmente identifichiamo:

  • le mails;
  • i calendari degli utenti;
  • le rubriche dei singoli utenti e quelle condivise;
  • gli eventuali altri files presenti.

Come gestiamo quindi la migrazione?

Certamente sfruttiamo il tool imapsync per la migrazione degli oggetti mail e gestiamo così gli  import/export per la migrazione di oggetti Calendario, Rubriche, file.

Ma cos’è Imapsync?Imapsync è un tool open source, completamente configurabile, che ci permette di migrare attraverso IMAP tutti i contenuti di una mailbox.

Ne consegue che questo tool rappresenta a tutti gli effetti il nucleo della soluzione! Infatti Impasync prevede un insieme di script Powershell e Batch in grado di configurare, automatizzare e parallelizzare la migrazione delle mailbox verso il tenant Office 365.

Ma entriamo ora nel processo di migrazione vero e proprio.

Quali sono le fasi del processo di migrazione?

Bene, per ciascuna mailbox ci occupiamo di:

  • Creare una nuova mailbox sul tenant Office 365, che ospiterà i contenuti della precedente casella on-premises;
  • Migrare i contenuti della mailbox esistenti a quella appena generata su Office 365;

In seguito, ci occupiamo della finalizzazione, ossia:

Alla fine ci dedichiamo alla configurazione degli account di posta elettronica Office 365 sui client degli utenti.

Non dimentichiamo un’eccezione che spesso si presente, è il caso di quegli utenti con posta elettronica in configurazione POP3 (ossia in gestione locale). In questi casi, i contenuti lato server on-premises risultano mai allineati con l’effettivo stato della mailbox.

In questi specifici casi prevediamo anche  un’operazione di export della mailbox (lato client) ed il conseguente import su Office 365.

Eterogeneità client di posta elettronica
I dipendenti delle diverse aziende del gruppo utilizzavano client di posta elettronica differenti: Microsoft Outlook, Outlook Webapp (OWA), Mozilla Thunderbird, Apple Mail. Il client Microsoft Outlook è stato adotatto dalla maggior parte degli utenti al fine di sfruttarne le potenzialità e l’integrazione con Office 365. Per tutti gli utenti che hanno voluto mantenere il proprio client originario (Thunderbird, Mail) sono state definite delle procedure di configurazione degli account Office 365 via IMAP.

Quali sono dunque le nostre conclusioni?

Concludendo, Office 365 è il servizio cloud Microsoft che fornisce i migliori strumenti di gestione del business e del team-working.

La piattaforma di Office 365 offre indiscutibilmente:

  • la massima flessibilità;
  • alta affidabilità;
  • soluzioni di backup stabili ed affidabili;
  • totale disponibilità dei servizi ovunque occorra;
  • conformità agli standard e sicurezza;
  • risparmio sui costi di manutenzione tipici della gestione di server on-premises. L’on-premisis necessita infatti di essere potenziato, aggiornato, riparato;
  • ottimizzazione della potenza computazionale, storage, rete, scaling delle risorse, che viene delegata in toto al cloud;
  • la totale versatilità del servizio che rende semplice aggiungere/rimuovere funzionalità pagando solo per ciò che viene utilizzato;
  • (ultimo, ma non meno importante) la disponibilità dei servizi offerti da Office 365 .

 

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