PEC E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
PEC E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Oggi parliamo di Posta Elettronica Certificata (PEC) e della sua conservazione al fine di preservarne nel tempo la validità legale.
Per calarci nella realtà quotidiana, il classico esempio è una causa civile che si protrae a lungo nel tempo e che si basa, ai fini probatori, su alcune PEC scambiate tra i due contendenti.
E’ fondamentale, in questo frangente, che tutti gli scambi di PEC intercorse restino validI per tutta la durata della causa. Come?
Facciamo un piccolo passo indietro e partiamo dall’inizio.
CHE COS’È LA PEC
La PEC è il sistema di invio e-mail con valore legale che viene equiparato a quello di una Raccomanda A/R. Infatti, rispetto alla posta tradizionale, la PEC consente agli utenti di avere certezza e valore legale dell’invio e della consegna del messaggio e-mail inviato.
Questa caratteristica della PEC garantisce l’opponibilità a terzi del messaggio stesso proprio perché il sistema di ricevute rilasciate dalla PEC costituiscono la prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dei relativi allegati.
Attenzione però, il Codice di Amministrazione Digitale (https://www.agid.gov.it/it/agenzia/strategia-quadro-normativo/codice-amministrazione-digitale) (CAD, Dlgs 82/2005) prevede che:
“I messaggi PEC, per avere opponibilità ai terzi, devono essere sottoposti a sistema di conservazione digitale a norma”.
QUAL È DUNQUE IL LIMITE DELLA PEC?
Il limite delle PEC tradizionale è insito nella sua conservazione. Infatti, le PEC tradizionali sono dotate di un servizio di archiviazione sostitutiva della durata di soli 2 anni.
Quindi, come previsto dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) :
“Il mantenimento del valore legale nel tempo richiede il trasferimento del messaggio stesso in un idoneo sistema di conservazione. I requisiti di tale sistema sono quelli indicati nell’art. 44 del il Codice di Amministrazione Digitale le cui regole tecniche sono contenute nel DPCM 3/12/2013”
COME CONSERVARE QUINDI LA VALIDITÀ DELLA PEC?
E’ possibile quindi attivare un’estensione della propria PEC tradizionale in modo da estendere l’archiviazione sostitutiva standard di 2 anni fino a 10 anni. Questo servizio consente di conservare le caratteristiche di autenticità integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida (art. 44, comma 1-ter, D.Lgs 82/2005, così come modificato dal D.Lgs 217/2017);
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