I TOOL DI MICROSOFT OFFICE 365 – LA RIVOLUZIONE DI TEAMS

TEAMS, IL RIVOLUZIONARIO TOOL DI MICROSOFT OFFICE 365

Quest’oggi iniziamo a presentarvi i componenti della famiglia di Microsoft Office 365, e partiremo proprio dall’applicativo del momento, Teams.

Molti di voi probabilmente conosceranno già Microsoft Teams o ne avranno quantomeno sentito parlare, ma per chi fosse totalmente all’oscuro, beh, sappiate che l’appellativo – “applicativo del momento” –pocanzi affibbiato a questo programma non è casuale.

Teams, dal suo lancio è diventata l’app con la più rapida crescita nella storia di Microsoft, con più di 330.000 aziende in tutto il mondo che la utilizzano. Molti si chiederanno allora come questo tool di Microsoft abbia fatto a diventare così popolare, in così poco tempo e in praticamente quasi ogni ambito professionale, dalle piccole imprese alle multinazionali. La risposta, vi stupirà, ma è molto semplice: Microsoft Teams è esattamente ciò che serve in questo momento a tutte le imprese.

Perché TEAMS durante la pandemia

Durante la pandemia da covid-19 lo smart working è diventato un obbligo per un gran numero di persone, tuttavia il lavoro a distanza risulta essere spesso e volentieri più ostico del tradizionale lavoro in ufficio, piccolezze che richiedevano pochi istanti, come chiedere al collega vicino di scrivania delle informazioni, domandare indicazioni al proprio superiore o ancora spiegare un nuovo lavoro ad un proprio collaboratore, possono diventare dei processi ostici, lenti e scomodi. Microsoft Teams, tra le altre funzioni va proprio a rendere confortevole ed istantanea la comunicazione interna all’azienda, permettendo ad un lavoratore di operare in serenità come se fosse in ufficio con i suoi colleghi.

Perché TEAMS in condizioni normali

I vantaggi nell’utilizzo di Teams non sono solo legati alla pandemia da covid-19, l’applicativo infatti concede dei vantaggi non indifferenti anche in situazioni di lavoro tradizionali in quanto va a stimolare ed esaltare quelle che sono ad oggi le caratteristiche essenziali per un’azienda vincente ed efficiente, e no non stiamo parlando di fattori quali la formazione dei dipendenti, il progresso tecnologico o le campagne di comunicazione, questi sono sì aspetti importanti ma non imprescindibili, noi ci riferiamo a elementi ancora più essenziali, anima delle organizzazioni moderne, stiamo parlando della collaborazione e del lavoro di squadra.

Tutto ciò potrà sembrare un po’ estremo ma andiamo a vedere nello specifico i 5 principali motivi per cui bisognerebbe iniziare ad impiegare da subito Microsoft Teams nelle proprie imprese, d’altro canto ci sarà un motivo se il neonato programma è già divenuto così famoso.

TEAMS È PIÙ DI UNA SEMPLICE CHAT

Così come altri programmi, Teams permette di chattare rapidamente con i propri colleghi, anche in gruppi distinti ma oltre a questo permette di condividere nelle chat file multimediali di qualsiasi tipo. Inoltre, durante le videochat, premendo un solo tasto, è possibile condividere la visuale del proprio schermo con il/gli interlocutori, come se in ufficio si ruotasse il monitor per mostrarlo al collega accanto.

TEAMS PRIMA, DURANTE E DOPO LE RIUNIONI

Spesso organizzare delle riunioni può essere complesso e caotico, e-mail di promemoria, ordine del giorno, file da condividere preventivamente, collaboratori da far intervenire, ecc…

Con Teams diventa tutto più agevole, avviare una riunione è facilissimo, inoltre ogni riunione è affiancata da una chat di gruppo con tutti i partecipanti nella quale poter condividere file, ordine del giorno e quant’altro necessario. Si può addirittura creare in anticipo una chat con i partecipanti alla riunione per avviare poi quest’ultima poi in un secondo momento dalla chat stessa.

È inoltre possibile controllare tutti gli invitati al meeting e al termine di questo la registrazione della chiamata rimane consultabile nella scheda assieme alle note relative e alle azioni svolte.

MENO E-MAIL CON TEAMS

Ammettiamolo, sfondiamo una porta aperta nel dire che ricevere 1000 e-mail a giorno (anche per la più piccola banalità) è estremamente fastidioso, questo succede a tantissimi lavoratori ed è ora di trovare una soluzione!

Impiegando Teams, la casella di posta elettronica intasata dai troppi messaggi sarà solo un lontano ricordo.

Il sistema strutturato di chat singole e team di lavoro permette di ordinare automaticamente i messaggi e gestirli al meglio. Basta utilizzare la funzione “rispondi a tutti”, inviare un messaggio o un file solo alla persona interessata o al gruppo di lavoro di riferimento è semplice ed immediato con Teams.

SINERGIA DI TEAMS CON MICROSOFT OFFICE

Come la maggior parte dei prodotti Microsoft Office, pure Teams è perfettamente sinergico con programmi quali Word, Excel, PowerPoint, ecc… È possibile creare il documento direttamente in Teams, inviarlo, aggiungere coautori e commentare il documento in analisi, tutto senza bisogno di cambiare applicazione.

CONNESSO SEMPRE E OVUNQUE GRAZIE A TEAMS

Anche quando ci si muove è importante essere reperibili e avere accesso a tutte le risorse necessarie, con l’app mobile di Teams si ha accesso istantaneo a tutti i servizi offerti, è possibile rispondere alle chat, partecipare alle riunioni, scaricare e caricare documenti, tutto dal proprio telefono.

Che altro dire, risulta presto chiaro che Teams rappresenta una risorsa di enorme valore per le aziende, sia in tempo di covid-19 che in uno scenario privo di pandemie ed è proprio questo che l’ha resa un’applicazione così fortemente impiegata. Cosa aspetti, unisciti alle migliaia di aziende che hanno rivoluzionato il modo di comunicare e scambiare informazioni, il futuro è oggi.

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