VIDEOSORVEGLIANZA E PERSONALE DIPENDENTE – È SUFFICENTE DISPORRE DELL’INFORMATIVA FIRMATA?
Personale dipendente, questa è la parola chiave del quarto capitolo della nostra guida: “10 CONSIGLI PER LA TUA VIDEOSORVEGLIANZA” che verrà trattato interamente dalla Dott.sa Laura Pozzi. Quest’oggi iniziamo con il primo dei 3 interventi previsti e andiamo a rispondere al quesito: “È sufficiente disporre dell’informativa firmata?”
VIDEOSORVEGLIANZA E PERSONALE DIPENDENTE – Riferimenti normativi.
L’installazione di telecamere e di impianti di video sorveglianza da parte del datore di lavoro deve essere attuata nel rispetto delle norme dello Statuto dei lavoratori e del Cod. In materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/2003).
L’art. 4 della Legge 300/1970 – Statuto dei Lavoratori – consente l’utilizzo di strumenti che anche solo potenzialmente consentano il controllo a distanza del personale dipendente solo a condizione che gli strumenti adottati servano per:
- fini organizzativi e produttivi
- la sicurezza del lavoro
- la tutela del patrimonio aziendale
Se sussiste almeno una di queste condizioni è ammessa l’installazione. È indispensabile tuttavia l’accordo collettivo stipulato dalle rappresentanze sindacali (ove presenti) o, in mancanza di accordo o di presenza della RSA/RSU, previa autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro, sede territorialmente competente.
VIDEOSORVEGLIANZA E PERSONALE DIPENDENTE – E’ sufficiente disporre dell’informativa firmata?
Il Codice in materia di protezione dei dati personali considera la visione o la registrazione di immagini come “trattamento”. Pertanto, impone il rispetto di una serie di regole gestionali, prima fra tutte la stesura di un apposito documento di informazione da consegnare ai dipendenti.
In esso devono essere raccolte tutte le notizie relative al trattamento attuato mediante raccolta di immagini: come vengono raccolte ed eventualmente conservate, dove vengono conservate (luogo fisico), chi svolge la manutenzione gli apparati hardware, chi può vedere le immagini, identificare gli incaricati (in numero limitato) al trattamento e prevedendo diversi livelli autorizzativi.
E’ inoltre fondamentale individuare ed attuare le necessarie misure di sicurezza a livello informatico: adozione della password di accesso periodicamente modificata, se il sistema consente l’accesso da remoto deve essere installata tutta la struttura informatica di protezione (firewall, antivirus, backup, ecc).
Nel caso in cui il sistema preveda la conservazione delle immagini, limitare la durata della conservazione a poche ore (24 ore dalla rilevazione). È fatta salva l’esigenza di ulteriore conservazione in caso di festività o per assolvere a richieste avanzate dall’autorità giudiziaria. Solo in ipotesi eccezionali e per alcuni tipi di attività particolarmente a rischio è possibile prevedere un allungamento dei tempi (massimo ad una settimana).
Devono, inoltre, essere previsti particolari accorgimenti tecnici che garantiscono, ad esempio, di non superare il periodo di conservazione e misure che assicurano l’accesso alle immagini solo ai soggetti autorizzati.
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